阅读笔记:引导远程工作坊 Facilitate Remote Workshops

少走弯路 Photo by Sharon Pittaway on Unsplash

在 Medium 上读到 UX Collectives 专栏下 Krista Siniscarco 写的关于 Facilitating remote workshops 远程工作坊引导的文章,对于远程办公环境下需要跨区域协作的工作坊引导者来说是很好的经验和指导。本文是此文的阅读笔记,希望在未来的实践中能少走弯路。

第一部分:最佳实践,经验和教训

原文出处:Facilitating remote workshops. Part 1: Best Practices, Experiments… | by Krista Siniscarco | UX Collective

1. 重要贴士

  1. 将时间限定在1-2小时。 超过2小时的工作坊会产生在线会议疲劳,影响生产效率。
  2. 了解参加者数量很重要。 这将直接影响特定的活动、时间盒划分以及远程引导者的数量。最好能够尽早敲定参加者数量,并更严格地限制某些类型的工作坊或活动的参加者数量。
  3. 更大的小组需要多个引导者。 zoom 的分组功能可以实现小组分组。 每个小组都需要一个引导者: Zoom breakout rooms
  4. 在线协作空间很关键。例如以 Mural 作为在线白板,用于生成便签上的想法,亲和力、贴图、捕捉笔记、计时、点赞投票,会让你的生活变得更加轻松。
  5. 若有可能, 使用两块显示器。 一块用于屏幕分享,另一个块用于看参加者的画廊式列表及聊天窗口。 这将便于引导者跟进各种活动。
  6. 鼓励每个人开启他们的摄像头。 这看起来似乎很明显人们一般会保持视频模式关闭。 看见面容对互动协作很重要。 我们需要能够通过面部表情及身体语言来成功引导工作坊。花一些时间叫参与者开启他们的视频。

2. 实验和教训

a. 提前设置好模版

  • 例如使用Mural 预先设计模板
  • 包括会议日程,基本介绍,标注标签的区域用于特定的活动和分组
  • 如果有时间,最好将引导者的名字和小组组员的名字也提前写好。
  • 记得要锁定模版中的框架元素,避免参会者不小心移动了他们。
  • 写会议指南的时候要掌握好平衡,避免过度精细

b. 减少20%的计划活动

  • 一开始也要先设定目标从而决定选择对的活动。
  • 计划会议日程盒时间划分
  • 减少 20% 的活动量并给每一步增加额外的时间

c. 远程的草图绘画可行

  • 绘制草图(Sketching)能让更加抽象的东西变得具体以传达想法。
  • 远程工作坊最好在一个小群组(少于10人)里进行。
  • 若需要绘制草图,最好预先通知参加者他们需要准备马克笔盒空白的纸张。
  • 当草图绘制完成,你可以请参与者拍照并上传文件至协作空间。
  • 另一种方法时请参加者将他们的草图举着镜头前,然后请引导者截图上传。

d. 增加2分钟的拉伸休息时间

  • 视频会议疲劳时真实存在的
  • 一个有助于对抗疲劳的方法时把一场会议通过休息时间拆分
  • 给每个人2分钟时间站起来拉伸或从他们的电脑前走开

e. 包含口头签到

  • 远程会议签到比较困难
  • 你可能经常需要有意识地暂停并询问大家有没有问题。
  • 在远程会议中,人们常常更加犹豫是否应该举手发言或澄清是想
  • 这就是为什么我们鼓励人们要打开他们的摄像头的原因

第二部分:挑战,局限和前瞻性思考

原文出处: Facilitating remote workshops. Part 2: Challenges, Limitations, and… | by Krista Siniscarco | UX Collective

1. 引导者需要更积极地设定期望和重复指示

相比线下工作坊,远程工作坊需要引导者和协助者更积极主动地设定期望和重复指示。

可能的解决方法: A. 发出一个 Mural 教学视频 B. 创建一个 ‘Sandbox’ 以提供机会给参加者提早熟悉工具

2. 取得一致意见或决定的挑战

使用绿、黄、红状态指示来开始一段对话
  • 绿色:我同意并对继续感到舒服 Green — “I am in agreement and comfortable moving forward.”
  • 黄色:我有些犹豫所以我希望能够具体谈谈 Yellow — “I have some hesitations that I would like to talk through.”
  • 红色:我很担忧,我觉得现在不应该继续Red — “I have serious concerns and am not comfortable moving forward right now.”

要求每个参与者依次陈述其身份。这样可以确保每个人都有发言权和机会陈述自己的意见和疑虑。如果需要更多讨论,这将提供一个方便对话的切入点。

3. 形式上的限制

协作设计及实体原型活动受限。 解决方法:限制相关活动仅使用便利贴及草图。

4. 前瞻性思考

一些值得我们思考的问题

  • How do we offer workshops when things start to return to normal but aren’t quite there yet?
  • How do we manage a workshop if half the participants are in the same room and the other half are online?
  • What would a hybrid model look like?

5. 建议

Positives 和 Deltas columns 收集反馈

在 Mural board 里添加 positives 和 deltas columns,让参会者在离开前留下一些反馈。 This can be as simple as adding columns for positives and deltas into your Mural board ask participants to add a few post-it notes before they sign-off

  • 积极之处(Positives) - 哪些部分workshop做得好并应该继续
  • 三角洲(Deltas) - 哪些东西增加了摩擦,我们需要在未来的workshop里改变

像设计体验一样设计工作坊

当我们不在同一个房间里时,建立信任和融洽的关系很困难。

不仅要考虑会议过程中要做什么,还要考虑工作坊的前和后。可以考虑一下问题:

  • 事前你需要给参与者进行哪些沟通以设置期望,让他们提前准备并感到兴奋?
  • workshop 的 takeaways 和跟进事项会是什么?
  • 如何中工作坊一开始向参会者问好?
  • 参与者中等待其他人上线时需会看到和听到什么? 你是否需要为会议还没正式启动是做一些audio 或其他感官体验上的准备?
  • 您是否向与会者发送了他们可以继续使用的数字或实物制品?

This is an opportunity to flex our design muscles, show our creative thinking, create a memorable experience, and build relationships with our clients in an unprecedented time. 这是一个发挥我们的设计力量,展现我们的创意思维,创造令人难忘的体验,并与客户建立关系的前所未有的机会。

By Krista Siniscarco

拓展阅读

  1. 对比面对面工作坊和远程工作坊 Comparing in-person and remote workshops
  2. 如何完善和利用远程用户体验工作坊 How to Perfect and Leverage Remote UX Workshops | Toptal

    • 例如可以考虑将绘制的草图通过拍照和即使通讯工具发送
    • 参加头脑风暴会议的人可以将他们的想法输入在线电子表格

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